Chi tiết tin tức
19/01/2022
Bạn đã biết cách viết một Email Tiếng Anh chuyên nghiệp ?

Bạn cần liên hệ với đồng nghiệp, đối tác hay khách hàng người nước ngoài nhưng không biết một viết email chuyên nghiệp, đúng quy cách như thế nào?

Trong thời đại hội nhập quốc tế, xu hướng làm việc tại các công ty đa quốc gia hoặc làm việc với các đối tác nước ngoài ngày càng phổ biến. Viết Email tiếng Anh là một kỹ năng cực kỳ quan trọng không thể thiếu nếu bạn muốn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp của bản thân, của công ty và tránh những hiểu lầm không đáng có trong quá trình làm việc.

viết Email tiếng anh

Hãy cùng IIG Academy nắm trọn bí quyết soạn thảo email tiếng Anh chuyên nghiệp nhất qua bài viết cực hữu ích sau đây nhé!

Cấu trúc một Email thông thường bao gồm:

Greeting – Chào hỏi

Opening comment – Câu chào hỏi ban đầu

Introduction – Giới thiệu: Nêu lí do viết thư hoặc lời cảm ơn.

Main point – Nội dung chính: Có thể là một hay nhiều đoạn văn.

Concluding sentence – Kết thúc: Nêu những gì bạn mong đợi từ người nhận thư, có thể là yêu cầu sớm phản hồi hay đề nghị gặp mặt,…

Signing off – Chào kết thư

Đối với email công việc, bạn cần sử dụng ngôn ngữ trang trọng và lưu ý không bao giờ sử dụng các cách viết tắt trong tiếng Anh. Ví dụ, tránh sử dụng: I am -> I’m hoặc I will not -> I won’t.


1.Phần Greeting – Chào hỏi

Đầu tiên, hãy bắt đầu bằng việc gửi lời chào và cách xưng hô với người nhận

Nếu bạn đã biết tên người nhận:

Cấu trúc: Dear + Title (danh xưng) Mr./ Mrs/ Miss + Last name (họ).

Nếu người nhận là phụ nữ thì hãy dùng Mrs cho phụ nữ đã kết hôn, Miss cho phụ nữ chưa lập gia đình.

Nếu người nhận là người nước ngoài thì bạn hãy gọi họ bằng Last name (Họ). Ví dụ: Bạn gửi email cho một người đàn ông tên là Thomas Shelby, hãy viết phần mở đầu là Dear Mr. Shelby. Còn khi người nhận là người Việt, bạn có thể gọi họ bằng tên riêng hoặc họ tên đầy đủ. Ví dụ: Dear Mrs. Nguyễn Cao Minh or Dear Mrs. Cao Minh

Trong trường hợp trang trọng hơn, hoặc khi bạn chưa biết thông tin người nhận:

“To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”

2. Phần Opening comment – Câu chào hỏi ban đầu

Phần này thường là những câu câu hỏi thăm về tình hình sức khỏe hoặc tình hình hiện tại của người nhận

Hỏi sức khỏe (thân mật):

How are you? How are you doing? How are things? How have you been? (Anh khỏe không, anh dạo này thế nào?)

Một bức thư hồi đáp, nên bắt đầu bằng lời cảm ơn:

Thank you for contacting IIG Academy (Cảm ơn vì đã liên lạc tới Học viện IIG)

Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)

Thank you for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)

Khi một người gửi một email bày tỏ sự quan tâm của họ về công ty bạn đang làm chúng ta có thể viết

Thank you for contacting IIG Academy (Cảm ơn vì đã liên lạc tới Học viện IIG)

Khi một người trả lời 1 bức thư mà bạn gửi cho người đó :

Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)

Thank for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)

Những câu cảm ơn trên sẽ làm người đọc cảm thấy thoải mái hơn và cảm giác sự mở đầu mang cảm giác lịch sự

Trong trường hợp bức thư không dựa trên 1 sự hồi đáp, cách lịch sự để mở đầu là những câu chúc:

I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe)

I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ)

3. Introduction – Lý do viết thư

Ở phần Introduction, chúng ta sẽ nêu lý do vì sao chúng ta viết email, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà chúng ta có cách mở đầu khác nhau. Các câu trong phần này phải thực sự ngắn gọn và rõ mục đích vì nó nằm trong phần đầu của email. Các bạn có thể mở đầu bằng cụm từ sau đây:

Bạn có thể sử dụng cấu trúc: I am writing to + Verb

  • I am writing with reference to (Tôi viết thư để tham khảo về….)
  • I am writing to ask for the information about ….(Tôi viết email này để yêu cầu bạn cung cấp thông tin về …)
  • We are writing to inform you that / to confirm / to request / to enquire about/ to complain/explain/apologize.
  • I received your address from …..and would like to … (Tôi đã nhận được địa chỉ của bạn từ… và muốn được…)

4. Main point – Nội dung chính

Phần này đề cập tới nội dung chính bạn muốn gửi tới người nhận, tiếp theo phần lý do viết thư. Mọi người luôn muốn đọc email một cách nhanh chóng nên hãy viết nội dung chính một cách ngắn gọn, rõ ràng, chú ý đến ngữ pháp, chính tả và các dấu câu. Sau đây là một số dạng cho những nội dung email phổ biến nhất mà bạn có thể sẽ cần dùng trong thực tế:

Dạng 1: Đề cập đến các vấn đề đã trao đổi trước đó

As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)

Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…)

As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…)

As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)

As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)

Dạng 2: Thực hiện một yêu cầu/ hỏi thêm thông tin

I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)

I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )

I would be interested in having more details about … (Tôi mong muốn biết thêm chi tiết về việc…)

I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt muốn biết…)

I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết về việc…)

I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của anh về…)

Could you please let me know…….? (Bạn có thể vui lòng báo cho tôi biết…..?)

I would appreciate it if you could please send me a catalogue/ if you could please reply within two days. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu bạn có thể vui lòng gửi tôi một cuốn catalogue/ nếu bạn có thể vui lòng hồi âm trong vòng 2 ngày).

Dạng 3: Thông báo tin tốt

We are pleased to announce that …(Chúng tôi vui mừng được thông báo với bạn rằng..)

You will be pleased to know that …(Bạn sẽ hài lòng khi biết rằng….)

Dạng 4: Thông báo tin xấu

It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)

We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)

After careful consideration we have decided that… (Sau khi đã xem xét kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định rằng…)

Dạng 5: Phàn nàn

I am writing to express my dissatisfaction with your customer service/ to complain about the quality of your products. (Tôi viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng với dịch vụ chăm sóc khách hàng của bạn/ để khiếu nại về chất lượng sản phẩm của bạn)

We regret to inform you that your payment is considerably overdue. (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng thanh toán của bạn đã quá hạn quy định)

I am interested to hear how your company can compensate us for the distress we suffered. (Tôi đang rất quan tâm đến thông tin về việc công ty sẽ bồi thường như thế nào về những thiệt hại mà chúng tôi phải gánh chịu)

Dạng 6: Thư xin lỗi

We would like to apologize for any inconvenience caused. (Chúng tôi muốn gửi lời xin lỗi vì những bất tiện mà chúng tôi đã gây ra)

Please accept our dearest apologies for this delay. (Làm ơn hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi vì sự chậm trễ này)

Please let us know what we can do to compensate you for the damages caused. (Làm ơn hãy cho chúng tôi biết chúng tôi có thể làm gì để bồi thường những thiệt hại mà chúng tôi đã gây ra)

I am afraid I will not be able to attend the meeting tomorrow. (Tôi e rằng mình không thể tham dự cuộc họp ngày mai được)

Once again, please accept our apologies for …

I regret all inconvenience caused (by) …

I’d like to apologise for the (delay, inconvenience)…

We’re sorry for the delay in replying to …

Dạng 7: Đề cập đến tài liệu đính kèm

Please find attached… (Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email)

Attached you will find… (Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này)

Can you please sign and return the attached contract by next Monday? ( Bạn có thể ký và gửi lại hợp đồng đính kèm dưới đây trước thứ 2 tuần sau được không?)

I am sending you the contract as an attachment. (Tôi đã gửi cho bạn hợp đồng trong phần tài liệu đính kèm)

Please find attached the file you requested. (Vui lòng tìm tài liệu bạn cần trong phần đính kèm)

Could you send it again in PDF format? (Bạn có thể gửi lại tài liệu ở định dạng PDF được không?)

5. Concluding sentence – Kết thúc thư

Bạn có thể kết thúc thư bằng việc sử dụng một trong các cụm từ sau tùy tình huống:

Let me know if you need any more information. (Hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin)

If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu bạn cần thêm thông tin gì, hãy liên hệ với tôi.)

I am looking forward to hearing from you. (Tôi rất mong chờ nhận được phản hồi từ bạn)

I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi rất cảm kích nếu bạn có giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)

Should you need any further information, please do not hesitate to contact me (Nếu có bất kỳ vấn đề gì, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi.)

I trust the above detail resolves your queries. Please feel free to contact us if we can be of further assistance. (Tôi hi vọng email này đã giải đáp thắc mắc của bạn. Nếu chúng tôi có thể giúp đỡ gì thêm, xin hãy liên hệ.)

Please reply once you have the chance to… (Xin hãy hồi âm ngay khi bạn đã…)

We appreciate your help in this matter and look forward to hearing from you soon.

Thank you for your patience and cooperation. (Cảm ơn vì sự kiên nhẫn và hợp tác của bạn)

Thank you for your consideration. (Cảm ơn sự quan tâm của bạn)

If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know. (Nếu bạn có bất kì câu hỏi hay lo ngại nào, đừng ngần ngại mà hãy cho chúng tôi biết)

I look forward to hearing from you soon. (Tôi mong được sớm nghe tin từ bạn)

6. Signing off – Ký tên

Trường hợp thân mật

Best,

Best wishes,

Regards,

Take care,

Bye,

Trường hợp trang trọng (đã đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Mr, Mrs,Ms…)

Best regards,

Warm regards,

Yours sincerely, Yours faithfully,

iig-academy

IIG Academy

Đào tạo Tiếng Anh Doanh Nghiệp

Đào tạo 06 lĩnh vực đặc thùHàng không, Y DượcViễn Thông – CNTT, Tài chính– Ngân hàng, Du lịch – Khách sạn, Quân Đội 

IIG Academy

Toeic Compact

Trải nghiệm môi trường thi thật theo chuẩn ETS

IIG Academy

Tiếng Anh liên kết Schoollink

Tư vấnthực hiện các đề án chuẩn hóa tiếng Anh trên toàn quốc

Các cuộc thi
Xem thêm iig-academy
Chưa được phân loại
Xem thêm iig-academy
Sự kiện nổi bật
Xem thêm iig-academy
Tin tức khác
Xem thêm iig-academy
Bật mí 8 bí quyết tạo động lực học tiếng Anh cho người đi làm